Nachweis der Vereinbarung sichern

01 · Benennen Sie die Gegenstände

Benennen Sie die Gegenstände

Bewahren Sie zwei Dinge auf: das abgeschlossene PDF und den Abschlussdatensatz. Der Datensatz enthält einen SHA-256-Hash der finalen Datei. Wenn Sie nur ein Bild der Signatur behalten, fehlt die einfachste Art zu zeigen, dass die Datei intakt ist.

02 · Legen Sie sie an einen Ort

Legen Sie sie an einen Ort

Legen Sie beides in die Akte, die Ihr Team schon nutzt. Eine lose Kopie in einer privaten Mail geht verloren und mischt sich mit einem Entwurf. Der Arbeitsbereich behält die abgeschlossene Datei. Ihr Archiv bleibt Ihre Aufgabe.

Der Leitfaden ist kurz, weil die Gegenstände wenige sind: das signierte PDF und der Datensatz, der noch übereinstimmt.

03 · Trennen Sie Entwürfe

Trennen Sie Entwürfe

Ein Entwurf mit offenen Klammern ist nicht die Vereinbarung. Archivieren Sie ihn nicht neben dem signierten PDF unter demselben Namen. Benennen Sie Entwürfe um und lassen Sie der signierten Datei den Namen, den der Datensatz beschreibt.

• ✓Liegt das abgeschlossene PDF in der Akte?
• ✓Liegt der Abschlussdatensatz daneben?
• ✓Können wir den SHA-256-Hash neu berechnen?
• ✓Ist das anwendbare Recht für Ihre Anwältin notiert, nicht als Slogan?

04 · Notieren Sie das Recht, auf das Sie sich stützen

Notieren Sie das Recht, auf das Sie sich stützen

Notieren Sie, welches Recht Ihre Anwältin für das Dokument genannt hat, und verlinken Sie die Länderseite, die Sie gelesen haben. Diese Notiz ist Kontext. Sie beweist nicht, dass die Signatur jede Regel dieses Landes erfüllt.

05 · Prüfen Sie, bevor Sie es brauchen

Prüfen Sie, bevor Sie es brauchen

Öffnen Sie einmal im Quartal eine abgeschlossene Akte und prüfen Sie, ob das PDF noch den Hash des Datensatzes ergibt. Eine ruhige Prüfung kostet weniger als eine Suche in einem Streit.